Event-App-Kosten – Was eine Event-App kostet und wie Sie Ihr Budget planen

Die Preise von Event-Apps sind schwer zu vergleichen, weil Anbieter nicht immer dasselbe berechnen. 

Ein Angebot deckt vielleicht eine individuell entwickelte mobile App ab, ein anderes eine komplette Eventmanagement-Plattform mit Registrierung, Ticketing und Check-in. Ein drittes Preismodell bietet Ihnen einen Self-Service-Baukasten für Event-Apps – für ein einzelnes Event oder eine feste Anzahl von Events pro Jahr. 

Das macht die Auswahl schwieriger. Und der günstigste Einstiegspreis ist nicht unbedingt die günstigste Lösung, wenn Sie alles einrechnen, was Sie sonst noch für Ihr Event brauchen. 

Für eine realistische Budgetplanung müssen Sie über die Lizenzgebühr hinausschauen. Sie sollten wissen, was es kostet, die Event-App einzurichten, zu verwalten und während des Events zu aktualisieren. Außerdem müssen Sie klären, ob Ihr Event eine individuell entwickelte App, eine komplette Abo-Plattform oder eine einfachere Self-Service-App braucht. 

Dieser Leitfaden erklärt die wichtigsten Preismodelle für Event-Apps, die Kosten, die Sie einplanen sollten, und welche Lösung zu Ihrem Eventtyp passt. 

Event-App-Kosten auf einen Blick 

Bei den Kosten für Event-Apps gibt es drei Wege: 

• Individuell entwickelte Apps: Softwareprojekte, für die Sie normalerweise eine Agentur oder ein internes Entwicklerteam bezahlen. Manche Event-Plattformen bieten das auch als Service an. 

• Event-Plattformen im Abo sind meist Teil eines umfassenderen Eventmanagement-Systems, in dem die Software Registrierung, Ticketing, Check-in und Funktionen für Teilnehmer abdeckt. Sie bauen Ihre App auf dem bestehenden Setup des Anbieters auf. 

• Self-Service-Baukästen für Event-Apps: Sie erhalten fertige Event-App-Software, die Sie selbst für Ihr Event konfigurieren. 

So schneiden die drei Wege grob im Vergleich ab: 

Nachdem die Unterschiede klar sind, schauen wir uns an, was die tatsächlichen Kosten einer Event-App beeinflusst. 

Was beeinflusst die Kosten einer Event-App? 

Mit den Kosten einer Event-App meinen wir alles, was nötig ist, um sie einzurichten und für Ihre Events zuverlässig am Laufen zu halten. Wenn Sie wenig Zeit haben, nutzen Sie diese Formel für die Gesamtkosten: 

Tatsächliche Event-App-Kosten = Lizenz- oder Entwicklungskosten + Setup + Teilnehmerzahl + Funktionen + Deployment + Add-ons + interner Aufwand + Verlängerung 

Wir nutzen diese Formel, weil auch ein Tool mit niedriger Lizenzgebühr viel Personalaufwand oder teure Add-ons erfordern kann, um das Teilnehmererlebnis zu verbessern. Umgekehrt kann eine teure Eventmanagement-Software mehrere andere Systeme ersetzen und dadurch langfristig günstiger sein. Entscheidend ist, was Sie wirklich brauchen. Das wissen wir: 

1. Die Teilnehmerzahl bestimmt Preisstufe und Risiko von Mehrkosten 

Die Teilnehmerzahl ist einer der häufigsten Preisfaktoren. Prüfen Sie aber vor dem Vergleich von Angeboten, was mit „Teilnehmer“ gemeint ist: registrierte Personen, eingecheckte Gäste, insgesamt angelegte Profile oder etwas anderes. 

Cvent berechnet sein Add-on Attendee Hub zum Beispiel mit 7 $ pro Registrierung – egal, ob die Person teilnimmt oder nicht. Die Registrierung löst die Gebühr aus. Eventive zählt „unique attendees“ als Passinhaber während des Events, und andere Anbieter definieren „Teilnehmer“ wieder anders.

Damit es keine Überraschungen gibt, fragen Sie die Anbieter: 

• Wer zählt als Teilnehmer?

• Was ist in dieser Teilnehmerstufe enthalten?

• Was passiert, wenn wir das Kontingent überschreiten?

• Können wir später Teilnehmer hinzufügen?

• Werden nicht genutzte Teilnehmerplätze übertragen oder verfallen sie? 

2. Die Eventfrequenz entscheidet: Preis pro Event oder Jahrestarif 

Für ein einmaliges Event und ein wiederkehrendes Eventprogramm sollte nicht dieselbe Preislogik gelten. Ein Preis pro Event lässt sich leichter rechtfertigen, wenn Sie nur gelegentlich Events durchführen. Sie zahlen für das Event, das Sie brauchen, und binden sich nicht an Jahreskapazität, die Sie nicht nutzen. 

Ein Jahrestarif lohnt sich, wenn Ihr Team mehrere Events pro Jahr durchführt. Günstiger ist er aber nur, wenn Anzahl der Events, Teilnehmerkontingent, Funktionsumfang und Support zu Ihrem tatsächlichen Eventkalender passen. 

Nutzen Sie diese Rechnung: Break-even-Anzahl an Events = Preis des Jahrestarifs ÷ vergleichbarer Preis pro Event

Ein Beispiel: Kostet ein Jahrestarif 1.200 € und ein vergleichbarer Einzel-Event-Tarif 300 €, lohnt sich der Jahrestarif ab dem vierten Event: 1.200 € ÷ 300 € = 4 Events. 

3. Benötigte Funktionen bestimmen Paket und Add-ons 

Der Preis ändert sich auch, wenn Ihr Event mehr als eine einfache Agenda braucht. Für ein einfaches Event wie einen Workshop reichen oft Programm, Speaker-Profile, Infos zur Location und Updates. Eine Konferenz braucht dagegen persönliche Agenden, Sponsorenseiten, Q&A, Umfragen, Networking für Teilnehmer und Analytics. Ein hybrides Event benötigt eventuell zusätzlich Funktionen wie Echtzeit-Streaming, virtuelle Räume oder Integrationen mit anderen Tools. 

Um beim Preis das Beste herauszuholen, teilen Sie die Funktionen vor dem Gespräch mit Anbietern in drei Gruppen ein: 

• Must-have: Ohne diese Funktion funktioniert das Event nicht richtig.

• Nützlich: Sie verbessert das Erlebnis, ist aber nicht unverzichtbar.

• Unnötig: Sie kostet Geld, ohne ein echtes Problem Ihres Events zu lösen.

LineUpr ist zum Beispiel eine Self-Service-Event-App für alle, die eine App für die Agenda, Updates in Echtzeit, Q&A und andere Engagement-Funktionen sowie für Feedback brauchen. Am besten passt LineUpr, wenn Registrierung oder Badge-Scanning bereits anderweitig abgedeckt sind. 

Eine LineUpr-App erstellen Sie in nur vier Stunden. Teilnehmer öffnen sie im Browser, sodass sie auf allen Geräten funktioniert. 

Probieren Sie diese interaktive App aus, die mit LineUpr erstellt wurde, und sehen Sie selbst, wie intuitiv sie für Ihre Events ist. 

4. Setup- und Supportkosten hängen davon ab, wer die Arbeit macht 

Bei einer Eigenentwicklung umfasst das Setup Ihrer Event-App Discovery-Workshops, Design, Entwicklung, Tests, Deployment und Wartung. 

Bei einer Eventmanagement-App gehören Onboarding, Datenimport, Konfiguration der Registrierung, Integrationen, Schulung der Mitarbeitenden und Support zum Setup. Und mit einem Self-Service-App-Baukasten konfigurieren Sie die App direkt selbst: Sie fügen Agenda, Speaker, Orte, Inhalte, Branding und Engagement-Funktionen hinzu. 

Self-Service heißt nicht „keine Arbeit“, aber es heißt, dass Sie keine Softwareentwickler brauchen. 

Rechnen Sie auch die Personalkosten ins Budget ein, damit Sie sehen, wie viel Geld und Zeit Sie die Lösung insgesamt kostet. Denken Sie dabei daran: Ohne Entwicklerteam verbringen Sie mit einer Eigenentwicklung oder einem kompletten Eventmanagement-Tool wahrscheinlich deutlich mehr Zeit mit der Einrichtung. 

5. Native Apps und App-Store-Vertrieb bringen Zusatzaufwand und Gebühren 

Manche Event-Apps werden über den App Store oder Google Play verteilt. Andere laufen im Browser und öffnen sich über einen Link oder QR-Code. Einige Plattformen bieten beides. Die richtige Frage ist also nicht nur, welcher Anbieter Ihnen gefällt, sondern welcher Vertriebsweg zu Ihrem Event passt. 

Für die meisten Events ist die Browser-App die bessere und schnellere Wahl: Teilnehmer klicken einfach auf einen Link oder scannen einen QR-Code wie den unten und melden sich in der App an. Ein Download vorab ist nicht nötig. Für ein solches Teilnehmererlebnis eignet sich ein Self-Service-Baukasten für Event-Apps am besten. 

Sie können sich aber auch für den Vertrieb als mobile App entscheiden. Das ist sinnvoll, wenn Ihr Event einen eigenen Auftritt im App Store, tiefere Gerätefunktionen oder ein stark gebrandetes mobiles Erlebnis braucht. Dafür brauchen Sie Entwicklerkonten, Store-Assets, Review-Prozesse und Support vom Anbieter. 

Für diese Entwicklerkonten berechnet Apple für den App Store jährlich 99 $ für das Apple Developer Program, während Google einmalig 25 $ für die Mitgliedschaft in der Google Play Console verlangt. 

Diese Kosten fallen auch bei gebrandeten oder White-Label-Apps an. Eventee zum Beispiel bietet seinen White-Label-Service als Add-on für 2.000 $ pro Event an und gibt an, dass der Prozess in der Regel zwei bis vier Wochen dauert. 

Ihre Wahl bestimmt also, wofür Sie bezahlen. Wenn Teilnehmer vor allem Agenda, Updates, Infos, Engagement-Tools und Feedback brauchen, reicht ein Zugang über den Browser oft aus. 

6. Add-ons, Integrationen und Transaktionsgebühren verändern das Budget 

Ein Einstiegspreis enthält nicht immer alles, was Ihr Event braucht. Die Kosten steigen, sobald Sie Funktionen hinzufügen, die nicht im Standardpreis enthalten sind. Eventmobi behandelt zum Beispiel Lead-Erfassung und Badge-Druck als Add-ons und berechnet für viele CRM-Systeme 1.000 $ pro Integration. Weitere Add-ons können Networking-Funktionen umfassen, außerdem individuelles Branding, eine eigene Domain, zusätzliche Teilnehmer über dem Kontingent oder Services vor Ort. 

Auch Transaktionsgebühren spielen eine Rolle, wenn Registrierung oder Ticketing zum Funktionsumfang gehören. ClearEvent zum Beispiel nennt eine Servicegebühr von 2,35 % + 0,70 $ pro Registrierung oder Ticket, maximal 15 $. 

Bevor Sie sich für eine Event-App entscheiden, fragen Sie nach:

• Was ist im beworbenen Tarif enthalten?

• Wann fallen Mehrkosten für zusätzliche Teilnehmer an?

• Welche Funktionen sind Add-ons?

• Sind Support oder Onboarding inklusive?

• Kosten Integrationen extra?

• Werden Registrierungs- oder Zahlungsgebühren separat berechnet?

• Sind White Label oder individuelles Branding enthalten?

• Verlängert sich der Tarif automatisch?

• Was passiert, wenn sich die Anzahl unserer Events ändert?

• Welcher Aufwand fällt für unser Team vor dem Launch an?

Die Kosten einer Event-App werden klarer, wenn Sie wissen, was im Preis enthalten ist, was nicht und was Ihr Team noch selbst erledigen muss. 

So senken Sie die Kosten, bevor Sie einen Tarif wählen 

Am einfachsten senken Sie die Kosten Ihrer Event-App, indem Sie keinen größeren Event-Tech-Stack kaufen, als Ihre Events brauchen. Starten Sie mit diesen Checks: 

• Trennen Sie App-Bedarf und Eventmanagement-Bedarf: Wenn Registrierung, Ticketing, Zahlung und Check-in bereits anderweitig abgedeckt sind, ziehen Sie keine Event-Apps mit Workflows in Betracht, die Sie nicht brauchen. 

• Wählen Sie für gelegentliche Events einen Preis pro Event: Ein Jahrestarif spart nur dann Geld, wenn Sie mehrere Events innerhalb des bezahlten Teilnehmerkontingents durchführen. 

• Verzichten Sie auf native oder White-Label-Apps im App Store, wenn Ihr Event sie nicht braucht: Eine gebrandete Event-App kann für manche Programme sinnvoll sein, bringt aber Zeit für die Veröffentlichung, Entwicklerkonten und White-Label-Gebühren mit sich. Gehen Sie diesen Weg nur, wenn Sie ihn wirklich brauchen. 

• Nutzen Sie Strukturen für wiederkehrende Events erneut: Vorlagen für Agenda, Speaker-Profile, Sponsoren, Umfragen und Update-Nachrichten verkürzen die Einrichtungszeit, auch wenn die Gebühren gleich bleiben. 

• Streichen Sie Funktionen, die Ihren Teilnehmern nicht weiterhelfen: Networking, Aussteller-Tools, Badge-Scanning, Lead-Erfassung und Streaming können wertvoll sein, aber nur, wenn Ihr Event sie wirklich braucht. Wenn Sie B2B-Events nur auf Einladung veranstalten, brauchen Sie diese Funktionen wahrscheinlich nicht. 

So zahlen Sie nur für das, was Sie brauchen – und was Teilnehmern trotzdem hilft, sich während des Events zu orientieren, mitzumachen und zu reagieren. 

Budgetplanung nach Eventtyp 

Am besten planen Sie Ihr Budget ausgehend von der Frage, was Teilnehmer auf Ihrem Event mit der Event-App tun sollen. Streichen Sie dann jede kostenpflichtige Funktion, die dabei nicht hilft. So gehen Sie vor: 

1. Kleine VIP-Dinner und Workshops: einfache Infos, Privatsphäre und Updates

Kleine Events brauchen vor allem Klarheit, keinen großen Event-Tech-Stack. Planen Sie zuerst Budget ein für:

• Agenda und kurzfristige Updates 

• Infos zur Location

• Infos zu Gastgebern oder Speakern

• Privaten Zugang, falls nötig

• Einfaches Branding

• Feedback-Erfassung 

Zahlen Sie nicht für Aussteller-Tools, Matchmaking im großen Stil, Ticketing, Badge-Scanning oder komplexe Lead-Erfassung, wenn Sie diese nicht wirklich brauchen. 

2. Interne Firmenevents: Agenda, Kommunikation und Feedback statt Ticketing 

Interne Events brauchen oft einen zentralen, zuverlässigen Ort, an dem Mitarbeitende das Programm verfolgen, Updates erhalten und an Sessions teilnehmen können. Planen Sie zuerst Budget ein für: 

• Agenda-Struktur

• Details zu Speakern und Sessions

• Interne Kommunikation

• Live-Umfragen oder Q&A

• Feedback-Formulare

• Zugriffskontrolle oder Passwortschutz

• Wiederverwendbare Strukturen für wiederkehrende Events

Öffentliches Ticketing, Zahlungsabwicklung oder Aussteller-Tools brauchen Sie für interne Events wahrscheinlich nicht. Wenn diese Workflows in der Plattform enthalten sind, prüfen Sie, ob es Add-ons sind oder ob Sie für Tools bezahlen, die Sie nicht nutzen. Für wiederkehrende interne Events lohnen sich außerdem Apps, in denen Sie frühere Event-Strukturen wiederverwenden und so Einrichtungszeit sparen können. 

3. Fachkonferenzen: Kapazität, mehrere Tracks und Engagement-Tools 

Eine Fachkonferenz erhöht meist den Kostendruck, weil mehr Faktoren zusammenkommen. Planen Sie zuerst Budget für Apps ein, die Folgendes bieten: 

• Agenda mit mehreren Tracks

• Inhalte zu Speakern und Sponsoren

• Persönliche Agenda oder Favoriten

• Live-Updates

• Umfragen, Q&A und Feedback

• Networking für Teilnehmer, wenn es das Eventziel unterstützt

• Analytics

• Support für Veranstalter

Bei diesem Eventtyp zählt der Funktionsumfang genauso viel wie die Teilnehmerzahl. Eine Konferenz mit 300 Personen, Networking, Sponsoren und Q&A braucht unter Umständen ein größeres Paket als ein Event mit 700 Personen und einfacher Agenda. Ziehen Sie deshalb mobile Event-Apps für Konferenzen in Betracht, die Teilnehmern die Orientierung zwischen Sessions und Speakern erleichtern und Updates in Echtzeit liefern. 

4. Große oder hybride Events: Integrationen, Support und Ausfallsicherheit 

Große, mehrtägige oder hybride Events erfordern eine sorgfältigere Budgetplanung, weil die Komplexität in mehrere Richtungen gleichzeitig wachsen kann. Planen Sie Budget ein für: 

• Teilnehmerzahl

• Mehrtägige Programmstruktur

• Hybride oder virtuelle Teilnahme

• Anforderungen an Streaming oder Webinare

• Mehrsprachige Inhalte

• Sichtbarkeit für Sponsoren oder Aussteller

• Integrationen

• Sicherheit und Zugriffskontrolle

• Analytics und Reporting

• Support vor und während des Events

Hier finden Sie eine Auswahl an Apps für hybride Events, die sich lohnen. 

Selbst entwickeln, abonnieren oder Self-Service-Baukasten nutzen? 

Wenn Sie die Kostentreiber kennen, geht es als Nächstes um das Betriebsmodell. Wählen Sie eine App, die zu Ihrer Eventstruktur passt und die Ihr Team stemmen kann: 

Vor genau dieser Wahl stand die GRENKE AG, ein weltweit tätiger Finanzdienstleister, bei der Planung ihrer jährlichen Managementkonferenz mit rund 120 Teilnehmern. Michael Kimmig, Vice President bei GRENKE Digital, bezeichnete den Kostenvergleich zwischen einer Lösung wie LineUpr und einer Agentur als „schlichtweg unschlagbar“. 

Sein Rat an andere Veranstalter: zuerst eine Test-App mit LineUpr erstellen. Wer sieht, wie viel sich selbst einrichten lässt, kann leichter beurteilen, ob sich ein Agenturangebot lohnt. Für Teams mit ähnlich überschaubaren Anforderungen ist das ein guter Test, ob eine Eigenentwicklung wirklich nötig ist. 

Wo LineUpr im Preisspektrum für Event-Apps steht 

Was LineUpr ist: LineUpr ist ein webbasierter Event-App-Baukasten, mit dem Veranstalter individuelle, interaktive Event-Apps ganz ohne Programmierkenntnisse erstellen. Der Workflow ist aufs Selbermachen ausgelegt: Links bearbeiten Sie die App, rechts sehen Sie in Echtzeit das Ergebnis – wie unten zu sehen. 

LineUpr eignet sich für kleine B2B-Eventteams, die Eventinfos, Zeitpläne, Updates und Engagement-Tools verwalten wollen, ohne eine individuelle App in Auftrag zu geben. Besonders hilfreich ist LineUpr, wenn ein oder zwei Personen Events neben anderen Aufgaben organisieren – mit begrenztem Budget, wenig Zeit und ohne technische Ressourcen. 

LineUpr läuft außerdem im Browser. Sie müssen sich also weder um Einträge im App Store kümmern noch um das typische Problem, dass Teilnehmer Event-Apps nicht nutzen, weil sie keine mobile App herunterladen wollen. Sobald Ihre App veröffentlicht ist, öffnen Teilnehmer sie über die Event-URL auf dem Smartphone oder Laptop. 

LineUpr bietet Einzel-Event- und Flex-Preise, passend zu Ihrer Eventfrequenz. Wer einzelne Events organisiert, nutzt den Einzel-Event-Preis. Wer mehrere Events pro Jahr durchführt, spart mit Flex bis zu 60 % auf das Abo. Vergleichen Sie beide Optionen auf der LineUpr-Preisseite, damit Sie das passende Preismodell für Ihr Eventprogramm finden, bevor Sie einzelne Preise vergleichen. 

Wichtig zu wissen: LineUpr ersetzt keine Funktionen für Registrierung, Ticketing oder Badge-Scanning. Für solche Workflows brauchen Sie eventuell eine individuell entwickelte App oder eine komplette Eventmanagement-Plattform.