Whova Event App Preisübersicht: Die vollständige Aufschlüsselung, Features & Alternative Optionen

Whova veröffentlicht keine konkreten Preise. Wenn du Schwierigkeiten hast, dein Budget zu planen und einzuschätzen, ob die Plattform wirklich zu dir passt, sind hier die Dinge, die du wirklich wissen musst:

Was du am Ende für Whovas Event-App zahlst, setzt sich aus vier Kostenebenen zusammen:

• Eine individuelle Gebühr pro Event, die den vollständigen Plattformzugang abdeckt
• Eine Registrierungsgebühr von 3,0 % + 0,99 $ pro bezahltem Ticket
• Add-on-Kosten für Features wie unbegrenzte Dokument-Uploads – laut Nutzererfahrungen bis zu 2.000 $ extra
• Ein Promo-Paket für mehrere Events, wenn du dich vorab auf mehrere Veranstaltungen festlegst

In diesem Artikel schlüsseln wir diese vier Preisebenen und die dahinterliegenden Features vollständig auf – damit du fundiert entscheiden kannst, ob Whova für dein Budget die richtige Größe hat oder schlicht zu viel des Guten ist.

Unser Fazit in Kürze:

Wenn du ein paar Events im Jahr mit ein oder zwei Personen in der Planung organisierst, ist Whovas Preismodell für deine Bedürfnisse wahrscheinlich überdimensioniert. In diesem Fall passt eine spezialisierte Event-App mit den wesentlichen Features und transparenten, erschwinglichen Preisen deutlich besser.

Fangen wir mit der vollständigen Preisaufschlüsselung an.

Whova Event-App-Kosten: Die vollständige Aufschlüsselung

Wie funktioniert Whovas individuelle Preisgestaltung?

Whova berechnet für seine All-in-One-Eventmanagement-Plattform eine Gebühr pro Event. Diese umfasst den Zugang zur Teilnehmer-App, Event-Planungs- und Registrierungstools, virtuelle und hybride Event-Lösungen und mehr.

Faktoren, die beeinflussen, wie viel du zahlst:

• Dein Event-Format – ob Präsenz, virtuell oder hybrid
• Die Dauer deines Events – halbtags, ganztags oder mehrtägig
• Die erwartete Teilnehmerzahl – von unter 500 bis über 60.000
• Die Anzahl der Events, die du pro Jahr veranstaltest – ob ein paar (1–2 pro Jahr) oder über 10

Wie hoch ist Whovas Registrierungsgebühr?

Für die Registrierung berechnet Whova 3,0 % + 0,99 $ pro bezahltem Ticket. Wenn dein Event kostenlos ist, kannst du unbegrenzt kostenlose Tickets über die Plattform erstellen und verteilen – ohne Ticketing-Gebühr.

Hat Whova Add-ons und versteckte Kosten?

Ja, Whova bietet Add-ons an, und es gibt zusätzliche Kosten. Diese fallen in der Regel an, wenn dein Event einen bestimmten Umfang überschreitet. Hier einige Beispiele aus Nutzerbewertungen und verifizierten Berichten:

Dokument-Uploads: Dokument-Uploads sind limitiert – unbegrenzte Uploads kosten laut Organisatoren, die ihre Erfahrungen auf Reddit geteilt haben, bis zu 2.000 $ extra on top des Grundpreises. Es lohnt sich, Whova vor Vertragsabschluss konkret zu fragen, was in deinem Angebot enthalten ist und was zusätzliche Kosten auslöst.

Sponsor- und Ausstellerverwaltung: Wenn du Sponsoren und Aussteller präsentieren und mit leistungsstarken Lead-Generierungs-Tools ausstatten möchtest – Visitenkarten-Scan, Werbemöglichkeiten, QR-Code-Scanning und mehr – lohnt es sich, vorab nach den genauen Kosten zu fragen.

Vertragsverlängerung: Mehrere Organisatoren berichten auf Reddit und G2, dass Whova die Preise bei jeder Vertragsverlängerung erhöht – ohne veröffentlichte Tarife und ohne vorherige Ankündigung, um wie viel.

Was ist mit Promo-Angeboten?

Bietet Whova Rabatte und Promo-Deals an?

Ja, Whova bietet Promo-Angebote und Rabatte. Wenn du Whova für mehrere Events im Jahr nutzen möchtest, kann Whova ein Multi-Event-Paket anbieten – du musst dich aber zum Zeitpunkt der Unterzeichnung vorab auf alle Events festlegen.

Bild: Whova‑Werbungsangebot für mehrere Veranstaltungen

Wichtiger Hinweis: Es gibt keinen separaten Preis für Whovas Event-App. Um Zugang zu erhalten, musst du dich für die gesamte Plattform anmelden, die pro Event berechnet wird. Das verschafft dir zwar eine All-in-One-Plattform, ist aber möglicherweise nicht kosteneffizient, wenn du die Registrierung bereits anderweitig abgedeckt hast.

Hier ist eine Übersicht, was Whovas Plattform tatsächlich beinhaltet – und wie du entscheidest, ob du das alles brauchst.

Welche Features sind in Whovas Event-App-Preis enthalten?

Je nach Eventgröße, -format und Teilnehmerzahl sind das die Features, für die du bei Whova zahlst:

• Registrierung und Check-in: Whova übernimmt die komplette Teilnehmerregistrierung – inklusive individueller Registrierungsformulare, Ticket-Typen und Namensschild-Erstellung. Der Vor-Ort-Check-in läuft über die App mit QR-Code-Scanning für einen schnellen Einlass.
• Teilnehmer-Networking: Die Plattform umfasst Teilnehmerprofile, In-App-Messaging, ein Community-Board und eine Kontakt-Austauschfunktion. Bei Konferenzen, bei denen professionelles Networking ein zentraler Grund für die Teilnahme ist, liefert das Networking-Paket echten Mehrwert.
• Speaker-Management: Whova bietet ein dediziertes Speaker-Portal, das das Onboarding von Referenten, Profilseiten, Session-Zuweisungen und die direkte Kommunikation zwischen Organisatoren und Speakern abdeckt. Geeignet für Events mit großen externen Referenten-Listen.
• Agenda-Management: Teilnehmer können persönliche Zeitpläne in der App erstellen. Bei mehrtägigen, mehrstufigen Konferenzen mit komplexen Agenden, die sich kurzfristig ändern können, ist das eine Kernfunktion.
• Sponsor- und Ausstellerverwaltung: Whova bietet virtuelle Ausstellerstände, Sponsor-Profilseiten und Lead-Retrieval-Tools, mit denen Aussteller Teilnehmerkontakte direkt scannen und erfassen können.
• Post-Event-Analysen: Whova liefert Berichte zu Session-Besuchen, App-Engagement und Networking-Aktivitäten. Für Organisationen, die Stakeholdern einen Event-ROI nachweisen oder Engagement-Daten für künftige Events nutzen, bringt das über den Veranstaltungstag hinaus echten Mehrwert.

Wann passt Whovas Preismodell zu dir?

Whovas Event-App-Preis könnte für dich passen, wenn:

• Du eine Großveranstaltung mit parallelen Sessions, Ausstellern und 1.000+ Teilnehmern organisierst
• Teilnehmer-Networking ein zentraler Teil deiner Event-Marketingstrategie ist
• Du eine große externe Referentenliste koordinierst
• Du Sponsoren oder Aussteller hast, die Lead Retrieval benötigen
• Du dasselbe Großevent jährlich veranstaltest

Du organisierst eine Großveranstaltung mit parallelen Sessions, Ausstellern und 1.000+ Teilnehmern

Stell dir vor, du planst ein Event mit mehreren parallelen Sessions über mehr als einen Tag, Hunderten von Teilnehmern und vielen gleichzeitig laufenden Prozessen. In diesem Maßstab potenziert sich der Aufwand durch separate Tools auf eine Weise, die man erst wirklich spürt, wenn man mittendrin steckt.

Registrierung in einem System, Check-in in einem anderen, Agenda-Updates irgendwo anders, Speaker-Kommunikation per E-Mail, Teilnehmer-Engagement über ein weiteres Tool. Am Veranstaltungstag wird diese Fragmentierung zur echten Herausforderung.

Bild: Funktionen der All-in-One-Veranstaltungs-App von Whova

Whovas Konsolidierung all dieser Funktionen in einer einzigen Plattform ermöglicht es deinem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – statt zwischen Systemen zu wechseln, Daten aus verschiedenen Dashboards zusammenzusuchen oder Integrationsfehler zu beheben, wenn dreißig Minuten vor dem Hauptvortrag etwas nicht funktioniert.

Und das ist nicht nur unsere Einschätzung. Organisatoren wirklich großer Events spiegeln das in ihren Bewertungen wider. Carrie W., Marketing-Managerin auf G2, beschreibt Whova als „One-Stop-Shopping für große Event-Logistik und Teilnehmer-Engagement." Dan J. auf Capterra, der mehrere Großveranstaltungen und Konferenzen managt, lobt die „Anpassbarkeit" und das „extrem robuste Feature-Set" der Plattform – und hebt hervor, dass die Umsetzung „relativ unkompliziert" sei, sobald man mit dem Umfang vertraut ist.

Genau darum geht es. Bei Großveranstaltungen brauchst du all das.

Teilnehmer-Networking ist ein zentraler Teil deiner Event-Marketingstrategie

Wenn du Branchen-Summits, akademische Konferenzen oder Verbands-Events organisierst, weißt du: Das Gespräch im Foyer ist oft genauso wertvoll wie der Hauptvortrag. Teilnehmer kommen, um Menschen zu treffen, Kontakte zu knüpfen und Beziehungen aufzubauen – was wiederum deinen Ruf stärkt und Umsatz generiert.

In diesem Fall gehört Whovas Networking-Paket zu den stärkeren Implementierungen auf dem Markt in dieser Preisklasse. Es geht weit über ein einfaches Teilnehmerverzeichnis hinaus.

• Teilnehmer können professionelle Profile anlegen
• Sich direkt in der App anschreiben
• An einem Community-Board teilnehmen, das schon vor dem Event aktiv ist
• Kontaktdaten über eine integrierte digitale Visitenkartenfunktion austauschen

Bild: Die Networking-Funktionen von Whova Attend

Das Community-Board sorgt dafür, dass das Networking bereits Tage oder Wochen vor der Veranstaltung beginnt. Teilnehmer können sich vorstellen, ankündigen, was sie diskutieren möchten, und Treffen im Voraus vereinbaren.

Whova-Nutzer, die die Networking-Features genutzt haben, berichten davon. Carson C. auf Capterra beschreibt, wie er Whova genutzt hat, um vor der Konferenz Kontakte zu finden und sich vorzustellen – sodass er alle seine Ziele bereits erreicht hatte, bevor das Event begann.

Nydia B. hebt hervor, dass die Networking-Funktionalität „eine Ebene der Interaktivität hinzufügte, die vielen virtuellen Plattformen fehlt", und das Event „kollaborativer und weniger isoliert" wirken ließ. Vinícius L. nennt explizit die Kombination aus Gruppen, Meetups und Beziehungsaufbau als den herausragenden Mehrwert der Plattform.

Wenn Teilnehmer-Networking also der Kerngrund für die Existenz deines Events ist, könnte dieses Feature-Set einen wesentlichen Teil der Kosten rechtfertigen.

Du koordinierst eine große externe Referentenliste

Koordinierst du 15, 20 oder 30 externe Referenten? Ob für große Branchenkonferenzen, akademische Symposien oder mehrstufige Fachsummits – diese Liste per E-Mail zu managen, mit so vielen Beteiligten, ist genau der Punkt, an dem die Dinge aus dem Ruder laufen.

Whovas Speaker-Portal zentralisiert den gesamten Prozess. Stell dir vor, du lädst profilierte Persönlichkeiten ein, die Biografien, Fotos, Session-Beschreibungen und Präsentationsdateien einreichen müssen – durch einen Prozess, der Monate vor dem Event beginnt. So hilft Whova dabei:

Speaker werden über ein dediziertes Portal ongeboardet, ihre Profile werden an einem Ort verwaltet, Session-Zuweisungen erfolgen innerhalb der Plattform, und die Kommunikation zwischen Organisatoren und Referenten läuft über dasselbe System. Bei Events dieser Größe ist allein die Reduzierung des Koordinationsaufwands erheblich.

Bild: Whova-Bewertung auf Capterra, in der das Referentenmanagement gelobt wird

Du hast Sponsoren oder Aussteller, die Lead Retrieval benötigen

Wenn Sponsoren und Aussteller für ihren Stand oder eine virtuelle Booth zahlen, ist ihr primäres Ziel qualifizierte Leads – nicht nur Logo-Platzierung. Whovas Aussteller-Tools sind genau auf dieses Ergebnis ausgerichtet.

• Aussteller können Teilnehmer-Badges oder QR-Codes direkt in der App scannen, um Kontaktdaten zu erfassen
• Leads während des Gesprächs mit Notizen versehen
• Nach dem Event ihre vollständige Kontaktliste exportieren

Dieser Lead-Retrieval-Mechanismus macht die Event-App zu einem direkten ROI-Tool für Sponsoren. Und bei Events, bei denen die Zufriedenheit der Sponsoren darüber entscheidet, ob sie wiederkommen und wie viel sie ausgeben, ist das entscheidend.

Bei Messen und großen Branchenkonferenzen, bei denen der ROI von Sponsoren und Ausstellern in erfassten Kontakten gemessen wird, könnte dieses Paket einen erheblichen Teil von Whovas Gebühren rechtfertigen.

Bild: Whova G2-Testbericht lobt das Management von Sponsoren und Ausstellungen

Du veranstaltest dasselbe Großevent jährlich

Für Event-Manager, deren Event das beschriebene Profil erfüllt und jährlich stattfindet, lohnt es sich auch, Whovas Multi-Event-Promo-Angebot in die Kalkulation einzubeziehen. Die Vorab-Verpflichtung auf mehrere Events schaltet Paketpreise frei, die die Kosten pro Event senken – und wenn die Plattform im richtigen Maßstab gut funktioniert, ist diese Verpflichtung leichter zu rechtfertigen. Das Argument der Wechselkosten ist hier legitim: nicht als Grund, Alternativen nicht zu prüfen, sondern als echte Überlegung, wenn die Plattform bei der richtigen Komplexität bewiesen hat, was sie kann, und der Promo-Preis die jährliche Bindung vertretbarer macht.

Wann ist Whovas Preis überdimensioniert?

Whovas Event-App-Preis könnte für dich zu viel des Guten sein, wenn:

• Du zwei bis drei kleinere oder weniger komplexe Events pro Jahr veranstaltest
• Du die Registrierung bereits gelöst hast und nur eine Event-App brauchst
• Dein Team klein ist und dein Event schnell umgesetzt werden muss

Du veranstaltest zwei bis drei kleinere oder weniger komplexe Events pro Jahr

Für Organisatoren kleinerer oder weniger komplexer Events lohnt es sich, Whovas Preis-Leistungs-Verhältnis zu hinterfragen. Denn in den meisten Fällen ist die Lücke zwischen dem, was verfügbar ist, und dem, was tatsächlich genutzt wird, groß.

Wie oben beschrieben, richtet sich Whovas Preis nach Event-Format, Dauer, Teilnehmerzahl und Anzahl der Events pro Jahr. Wenn du keine parallelen Tracks, große externe Referentenlisten, aktive Ausstellerprogramme und komplexe Registrierungs-Workflows gleichzeitig managst – dann ist eine besser bepreiste Whova-Alternative einen Blick wert.

Mehrere frühere Whova-Nutzer haben diese Diskrepanz zwischen Features und Preis angesprochen. Dan J. auf Capterra, der Whova für mehrere Großveranstaltungen bewertet, stellt neben dem robusten Feature-Set fest, dass es „eine Menge Funktionen gab, die ich nie angefasst habe." Krista M., Senior IT-Managerin auf G2, bringt die Kostenfrage direkt auf den Punkt: „Die Add-ons sind teuer – nach den Grundfunktionen kostet das, was man wirklich braucht, richtig viel."

Bild: Whova G2-Testbericht zu teuren Zusatzmodulen

Was die Leute damit sagen: Die Basisplattform ist eine Sache – die vollständige Funktionalität eine andere. Und wenn dein Event die volle Funktionalität nicht braucht, finanzierst du letztlich die Feature-Roadmap von jemand anderem.

Du hast die Registrierung bereits gelöst und brauchst nur eine Event-App

Wenn du die Registrierung bereits über deine Website, Eventbrite, ein Verbandsmanagementsystem oder ein anderes Tool abgedeckt hast, lohnt es sich, Whovas All-in-One-Preispaket zu hinterfragen. Sonst zahlst du möglicherweise für ein Registrierungssystem, das du gar nicht nutzt, nur um an die Event-App zu kommen, die du eigentlich brauchst.

Shawn J., Event-Manager und Whova-Reviewer auf Capterra, beschreibt, was passiert, wenn die gebündelte Komplexität der Plattform nicht zu den tatsächlichen Anforderungen des Events passt: „Wir haben sehr viel Zeit damit verbracht, das System zum Laufen zu bringen und Probleme zu beheben, mit denen unsere Käufer und Teilnehmer konfrontiert waren." Seine Bewertung beschreibt eine Plattform, die „versucht, alles zu tun, dabei aber die Basics vernachlässigt" – eine treffende Charakterisierung dessen, was passiert, wenn ein All-in-One-System für einen Anwendungsfall eingesetzt wird, der das gar nicht erfordert.

Bild: Whova-Bewertung auf Capterra zum Thema mangelnde Anpassungsmöglichkeiten.

Der kosteneffizientere Ansatz, wenn die Registrierung bereits gelöst ist, ist eine spezialisierte Event-App – eine, die gezielt das Teilnehmer-Erlebnis abdeckt, ohne dass du für Funktionen zahlst, die du bereits anderswo hast.

Dein Team ist klein und das Event-Setup muss schnell gehen

Wenn dein Team aus ein oder zwei Kolleginnen besteht, die das Event-Setup neben drei anderen Vollzeit-Aufgaben stemmen, könnte Whovas Aufwand und potenzieller Preis schlicht nicht zu euren Bedürfnissen passen.

„Der Sinn von Technologie und Automatisierung ist es, Zeit zu sparen. Stattdessen haben wir sehr viel Zeit damit verbracht, das System zum Laufen zu bringen."

Das sind die aufschlussreichen Worte von Shawn J., einem Event-Manager, der mit Whovas langer Setup-Zeit unzufrieden war. Das vollständige Setup bedeutet nämlich, dass du dich durch Registrierungsformulare, Session-Tracks, Speaker-Portale, Ausstellerstände, Networking-Einstellungen, Badge-Vorlagen und Benachrichtigungs-Workflows kämpfen musst.

Für ein kleines Team, das abwägen muss, ob der Konfigurationsaufwand und der Preis durch das Event, das es tatsächlich veranstaltet, gerechtfertigt sind, ist diese Lücke entscheidend.

Brauchst du eine günstigere Event-App als Whova?

Wenn du bis hierhin gelesen hast und dich öfter in der „Überdimensioniert"-Sektion als in der „Passt zu mir"-Sektion wiedergefunden hast, solltest du ernsthaft überlegen, ob eine günstigere Whova-Alternative nicht besser zu deinen Bedürfnissen und deinem Budget passt.

LineUpr zum Beispiel ist eine Event-App-Software mit einem Einstiegspreis unter 200 €, mit der du in wenigen Stunden eine individuelle Event-App aufbauen kannst – ohne dediziertes Event-Tech-Team, ohne Verkaufsgespräch und ohne Enterprise-Budget.

LineUpr nutzt eine Progressive Web App (PWA), was bedeutet, dass Teilnehmer über einen Browser-Link oder QR-Code auf deine Event-App zugreifen – ohne etwas aus einem App Store herunterladen zu müssen.

Damit kannst du:

• Von Anfang an eine höhere Teilnehmer-Nutzungsrate erzielen – keine Installationshürde, keine App-Store-Suche, keine Speichergenehmigung. Teilnehmer scannen bei der Registrierung einen QR-Code und sind sofort drin, noch bevor die erste Session beginnt.
• Updates in Echtzeit selbst kontrollieren – Änderungen an der App gehen sofort live, ohne auf App-Store-Freigabe-Zyklen zu warten. Deine Event-App ist damit immer aktuell, auch wenn sich am Veranstaltungstag noch etwas ändert.
• Die App auch bei schlechtem WLAN nutzen – LineUpr cacht Inhalte beim ersten Laden, sodass Teilnehmer auch bei Verbindungsabbrüchen Zugriff auf die Agenda und wichtige Informationen behalten.

Und wie Whova deckt LineUpr die wesentlichen Event-App-Features ab, auf die die meisten professionellen Events tatsächlich angewiesen sind – darunter Teilnehmer-Management, Sponsor-Profilverwaltung und Agenda-Management.

Hier ist die vollständige Feature-Übersicht:

„Wir haben LineUpr bei einem internationalen Pfadfinderlager mit zweihundert Teilnehmern eingesetzt – und es hat perfekt funktioniert. Die App hat es leicht gemacht, alle über Programmänderungen, Updates und Ankündigungen auf dem Laufenden zu halten. Die Push-Benachrichtigungen waren zuverlässig, und die Oberfläche war klar und intuitiv, auch für Erstnutzer."
Julia S. [G2-Bewertung]

„Wir haben nach einer Lösung gesucht, um unseren Gästen auf effiziente, ansprechende und digitale Weise alle wichtigen Informationen zum Event bereitzustellen. Außerdem brauchten wir ein Tool zur Buchung von Breakout-Sessions, Nebenaktivitäten und Bus-Transfers. All das konnten wir in der LineUpr-App umsetzen."
Tim B. [G2-Bewertung]

Lohnt sich Whova?

Das hängt vollständig davon ab, wofür du es nutzt. Wenn dein Event großmaßstäblich ist und mehrere parallele Tracks, ein aktives Ausstellerprogramm, eine dedizierte Referentenliste und ein Team mit der Kapazität zur Konfiguration und zum Betrieb einer vollständigen Plattform umfasst – dann ja, Whova lohnt sich. Der Preis spiegelt ein echtes Problem wider, das in echtem Maßstab gelöst wird, und die Organisatoren, die den größten Nutzen daraus ziehen, werden dir das bestätigen.

Aber wenn dein Event eher wie die Mehrheit professioneller Veranstaltungen aussieht – eine fokussierte Jahreskonferenz, ein Mitgliederkongress, ein Corporate Summit – dann lautet die ehrliche Antwort: Whovas Preis ist für einen Komplexitätsgrad kalibriert, den dein Event wahrscheinlich gar nicht erreicht. Du bekommst kein schlechtes Produkt. Du bekommst das richtige Produkt für das falsche Event.

Der Fehler, den die meisten Planer machen, ist nicht, Whova gegenüber günstigeren Alternativen zu wählen. Es ist, ihr Event am falschen Referenzpunkt zu messen – davon auszugehen, dass Whova, weil es bei einer Suche ganz oben erscheint, das ist, was professionelle Events erfordern.

Das ist es nicht. Professionelle Events erfordern das richtige Tool für ihren spezifischen Umfang. Für manche ist das Whova. Für die meisten, die diesen Artikel lesen, wahrscheinlich nicht.